Образец копии трудовой книжки

Трудовая книжка — это официальный документ, что удостоверяет рабочую деятельность человека, занимаемую должность, стаж работы, а также непосредственное место работы. Она не выдается пока человек продолжает трудиться. Поэтому надобно сделать удостоверенный дублирующий документ. Как стоит правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой будет соответствовать аналогу.

Оглавление:

• Для чего нужна копия
• Правила заверения копии
• Заверение дубликата: пошаговая инструкция
• Ошибки при заверении
• Особенности заверения ТК
• Полезное видео: Как оформить дубликат трудовой книжки?

Заверяем копию трудовой правильно

Начнем с того, что копия должна быть четкая. Банковские работники, которые будут заниматься проверкой документов потенциального заемщика, могу не принять некачественную копию трудовой книжки. Теперь поговорим непосредственно о требованиях к заверению книжек. Специалист по кадрам должен знать [как заверить копию трудовой книжки]. Во-первых, это позволит не делать одну и ту же работу дважды. Во-вторых, оградит от справедливых претензий работников.

Кто может заверить копию

Обычно работа по заверению трудовых книжек делегируется кадровому работнику или, если на предприятии нет кадровой службы, то трудовые книжки заверяет бухгалтер или секретарь. В общем, это может быть любой сотрудник организации, на которого приказом директора возложены такие обязанности. В микропредприятиях обычно заверяет копии трудовых книжек сам директор.

Порядок заверения

Что касается порядка, то копия должна быть заверена так, как это требует закон (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст):

• Каждый лист копии нужно заверить отдельно, сделав на нем надпись: «Верно» или «Копия верна». Эту надпись можно сделать от руки или использовать специальный штамп.
• На каждом листе копии нужно указать обязательные реквизиты, а именно: должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату, когда копия заверена и оттиск печати. Для заверения копий допустимо использовать как печать организации, так и печать отдела кадров.

На последнем листе копии трудовой книжки имеет смысл написать «Сотрудник работает по настоящее время» и указать текущую дату. Эту надпись нужно также заверить подписью, указав должность и ФИО ответственного сотрудника, и скрепить печатью организации (отдела кадров).

Существует и другой способ заверения копий. Так, можно не мучаться с заверением каждого листа, а заверить все листы сразу, предварительно сшив их вместе. Сшитые листы нужно пронумеровать, а концы нитей, которыми они прошиты, опломбировать на обратной стороне последнего листа копии. Там же, на обороте последнего листа, нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Очень важно указать количество листов словами, а не цифрами. Это поможет избежать претензий банковских служащих к заверенной копии.

После этих действий на обороте нужно сделать заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», поставить подпись ответственного сотрудника, указать его должность и ФИО и приложить печать организации (отдела кадров).

Чтобы проверить полномочия лица, заверившего трудовую книжку, сотрудники кредитной организации могут потребовать копию приказа о возложении данных обязанностей на уполномоченного сотрудника.

Понятно, что все заверительные надписи, подписи и оттиски печатей должны быть легко читаемыми. Такой подход к заверению копий избавит сотрудника от возможных претензий, а работника отдела кадров от повторной работы по заверению трудовой книжки. Добавим, что для удобства кадровику можно всегда иметь под рукой образец заверенной копии трудовой.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как заверить копию трудовой книжки — инструкция для работодателя

Бывают ситуации, когда сотрудник просит работодателя заверить копию его трудовой книжки. В настоящее время порядок заверения этого документа законодательно не регламентирован, однако отказать сотруднику, который работает в компании, нельзя. Выясним, как наниматель должен действовать в подобной ситуации и приведём правильный образец заверенной копии трудовой книжки.

Для чего необходима заверенная копия

По действующим законодательным нормам оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя. Соответственно, если сотруднику понадобится предъявить где-либо трудовую книжку, то он сможет предоставить лишь её заверенную копию. Как правило, копия этого документа необходима работнику в нескольких случаях:

• устройство на работу по совместительству;
• получение государственных пособий и субсидий;
• оформление загранпаспорта;
• обращение в Пенсионный фонд за расчётом пенсии;
• получение кредита в банке.

Как действовать, чтобы получить копию от работодателя

Следует обратиться к своему работодателю. Для этого пишется соответствующее заявление и передаётся в кадровый отдел. Обязательно наличие уважительной и объективной причины, по которой понадобилась заверенная копия. В противном случае начальство имеет все основания для отказа в выдаче подобного документа.

Если же руководитель даёт положительный ответ, то в трёхдневный срок работник получает заверенную копию, с которой может обращаться в необходимые ему инстанции.

Пример заявления на выдачу документа

Правила снятия копии

Ксерокопирование этого документа под силу даже начинающему кадровому специалисту. Для снятия качественной копии достаточно скрупулёзно следовать приведённым ниже рекомендациям.

Как заверить страницы: пошаговая инструкция

• Необходимо развернуть книжку, чтобы были чётко видны все страницы и записи.
• Недопустимо копировать на одном листе два разворота.
• На каждом странице книжки делается пометка «копия верна». Рядом с ней ставится подпись ответственного лица с её расшифровкой.
• Настоятельно рекомендуется пронумеровать все листы копии.
• Необходимо поставить печать предприятия около подписи ответственного работника или прямо на ней.

Нить прошивки выводится на последний лист документа, затем она проклеивается удостоверяющим бланком. На нём указывается итоговое количество листов.

Кто должен заверять: кадровик, директор

Как правило, этим вопросом занимается отдел кадров. В некоторых случаях копию может заверить и сам директор организации.

Генеральный директор также может заверить свою трудовую книжку, так как имеет необходимые для этого полномочия.

Образец правильно заверенной трудовой книжки

Сколько времени действителен настоящий документ

Срок действия этого документа зависит от требований организации, куда вы его предоставляете. В среднем этот срок составляет от 2 недель до 1 месяца.

Если работнику понадобится предъявить где-либо трудовую книжку, то он сможет предоставить лишь её копию. Заверенная копия этого документа может понадобиться работнику в разных случаях, например, при устройстве на работу по совместительству или для оформления кредита. Чтобы получить копию, сотруднику нужно обратиться к своему нанимателю, направив соответствующее заявление в кадровый отдел.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

• данные о компании, в которой трудится человек,
• должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
• просьбу о выдаче копии,
• дату,
• подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

• один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
• второй передать представителю работодателя.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
   • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
   • должность,
   • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Для чего это нужно

На данный момент копия какого-либо документа может иметь юридическую силу. Причем требуется она порой в самых разных случаях:

• при обращении в банк для получения кредита;
• оформление загранпаспорта;
• составление резюме;
• получение визы;
• иное.

Перечень ситуаций, когда возникает необходимость в копии трудовой книжки, достаточно обширен. Но следует помнить, что действительной данная копия будет только лишь при наличии соответствующего заверения.

Особенно когда дело касается обращения в какие-либо серьезные государственные учреждения – ФМС, паспортный стол или же ПФР. Причем Пенсионный фонд может даже потребовать не заверенную копию, а оригинал.

Заверение, выполненное соответствующим образом, является подтверждением подлинности всей представленной в копии документа.

Так как нередки прецеденты, когда граждане с целью получения какой-либо выгоды попросту подделывают трудовую книжку. Необходимо помнить, что подобное деяние подпадает под действие соответствующей статьи Уголовного кодекса РФ.

Но при этом сама процедура заверения обязательно должна быть реализована в соответствии с действующим на территории РФ порядком.

Его нарушение будет означать недействительность копии. Она не будет принята не только в государственных учреждениях, но и любых других.

Стоит учитывать данный момент. Перечень должностных лиц,  имеющих право осуществлять заверение данного документа, перечисляется в соответствующих НПД.

Как заверить копию трудовой книжки и ее образец

Сама процедура заверения трудовой книжки должна выполняться в строго установленном порядке.

Это происходит следующим образом:

• при помощи ксерокса или другого технического устройства делается копия каждой страницы трудовой книжки, включая:
  • первую, где обозначается фамилия/имя/отчество работника, а также наличие у него образования, иные данные;
  • последнюю – где указывается текущее или же последнее место работы;
• на каждой странице необходимо в обязательном порядке расположить следующие элементы:
  • дату заверения;
  • подпись ответственного лица – обязательно с расшифровкой;
  • печать организации.

После осуществления данной процедуры копия трудовой может считаться заверенной. Но необходимо помнить о следующих существенных нюансах, обязательных к соблюдению:

• печать организации обязательно должна заходить немного на саму копию и частично на подпись должностного лица;
• если работник и далее будет трудоустроен на текущем месте работы, необходимо в обязательном порядке на последней странице сделать запись «работает вплоть до настоящего времени».

Если по какой-то причине у ответственного за изготовление подобных копий лица соответствующий опыт отсутствует, стоит просто разыскать правильно составленный образец.

Это позволит избежать допущения типичных ошибок. И как следствие – необходимости изготавливать новую копию по заявлению работника. Стоит лишь обзавестись образцом из надежного, авторитетного источника.

Важно помнить об ограниченности срока действия рассматриваемого документа. Согласно законодательным нормам, данная копия может быть предоставлена куда-либо лишь в течение одного месяца.

Но при этом в случае внесения в трудовую книжку дополнительных данных копия становится недействительной. Данный момент также отражается в соответствующих НПД.

Несколько иначе обстоят дела с копией, заверенной нотариально. Срока действия такой документ не имеет, он остается действительным до тех пор, пока в трудовую не будет внесена новая запись. Именно поэтому, по возможности, стоит делать копию у нотариуса.

Это позволит избежать излишних трат времени на изготовления нового документа в случае, если в течение месяца он по какой-то причине не был использован по назначению.

Существует множество способов заверения трудовой книжки. Все они полностью равноценны – за исключением срока действия. Потому простому работнику стоит использовать наиболее удобный для него (подходящий в конкретный момент времени).

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано, описывается в статье: как восстановить трудовую книжку

Признаки временной нетрудоспособности рассматриваются на этой странице.

Кто должен это делать

Осуществить процедуру заверения копии трудовой книжки могут следующие лица:

• главный бухгалтер;
• исполнительный директор;
• генеральный директор;
• кадровый работник;
• нотариус;
• иное должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.

В первую очередь простому работнику при возникновении необходимости изготовления трудовой книжки следует обратиться в кадровую службу.

Так как хранение трудовых книжек, их заполнение и иные манипуляции с ними (например, заверение) именно этот сотрудник обязан осуществлять.

При этом не обязательно привлекать к данной процедуре непосредственного начальника или же иных лиц. Что достаточно существенно упрощает и ускоряет процедуру рассматриваемого типа.

Если же по какой-то причине кадровик не имеет возможности изготовить и заверить копию трудовой, то данную процедуру может выполнить исполнительный директор или же главный бухгалтер.

Эти должностные лица имеют достаточно существенные полномочия. Потому заверенная их подписью, подкрепленная печатью копия трудовой книжки будет действительна. Возможность заверения этими лицами обозначается в законодательстве.

Если же и главный бухгалтер/исполнительный директор не имеют возможности изготовить и заверить копию данного документа, то возможно обратиться к иному должностному лицу.

Но оно обязательно должно обладать соответствующими полномочиями, а также правом использовать печать организации – её наличие на копии документа строго обязательно.

Нередко случается, что копия трудовой книжки требуется, но по какой-то причине работник официально не трудоустроен. В таком случае любой из бывших работодателей имеет полное право отказать в изготовлении копии трудовой – на основании отсутствия заключенного трудового соглашения.

Единственным способом разрешить подобную ситуацию будет являться обращение к юристу. Данное физическое лицо имеет право осуществить всевозможные юридически важные действия – в том числе заверять документы любого типа (трудовые книжки).

Следует помнить лишь о двух важных нюансах, связанных с заверением трудовой книжки у нотариуса:

подобная услуга требует оплаты	в том числе государственной пошлины
для свершения этого действия потребуется оригинал	дабы юрист имел возможность убедиться в подлинности всех данных (он несет ответственность за заверенные им документы)

Причем именно второй момент имеет максимальную важность. По причине необходимости наличия оригинала трудовой книжки становится затруднительным нотариальное заверение трудовой уже работающего по договору гражданина РФ.

Так как согласно правилам хранения и ведения трудовых книжек работодатель несет ответственность за её сохранность. Потому получить на руки её у простого работника, скорее всего, возможности попросту не будет.

Лишь некоторые работодатели идут навстречу своим сотрудникам и предоставляют им трудовую книжку на руки под подписку.

Но следует помнить, что в случае её утери ответственность за подобный инцидент все равно будет нести именно работодатель и он обязан будет восстановить её. Важно не забывать об этом.

Тем не менее, именно нотариально заверенные копии трудовых имеют наибольшую юридическую силу (не официально). Подобным документам банки и иные учреждения (государственные в том числе) доверяют больше всего.

Срок действия

Необходимо помнить об ограниченности действия копии трудовой книжки. В случае нотариального заверения – она бессрочна, если заверена иным лицом/учреждением – 1 месяц.

Важно помнить о некоторых сложных нюансах, связанных с этим моментом:

в случае внесения любых изменений в оригинал	копия прекращает свое действие (даже если была сделана в этот же день, это правило не имеет исключений)
нотариально заверенная копия в данном случае приравнивается к оригиналу	но при предоставлении её более, чем через 1 месяц с момента заверения, велика вероятность требования и самого оригинала

Подобное требование правомерным не будет являться и является нарушением действующего законодательства. Физическое лицо, в таком случае, может обратиться в суд.

Но гораздо проще иногда просто представить оригинал. Это существенно сократит время на разрешение различных важных вопросов. Так как судебные разбирательства иногда затягиваются на достаточно длительный срок.

Также бессрочным действием будет обладать копия трудовой книжки, заверенная работодателем в случае, если работник её потерял.

Но после изготовления дубликата длительность действия копии с момента свершения данного действия будет составлять опять же всего 1 месяц. Очень важно учитывать этот момент. Так как в противном случае можно будет попасть в ситуацию, когда срочно потребуется изготовить новую копию.

Как написать заявление на выдачу

Для получения копии трудовой книжки необходимо будет в обязательном порядке составить специальное заявление. Какой-либо унифицированной формы у данного документа попросту нет – он может быть составлен в произвольной форме.

Но при этом требуется обязательно обозначить в нем следующие основные моменты:

• полные реквизиты (Ф.И.О.) и наименование должности лица, на имя которого пишется данное заявление;
• полные реквизиты и наименование должности самого заявителя;
• обозначить в тексте документа просьбу о выдаче копии трудовой и при необходимости указать на основание для осуществления данного действия;
• перечень прилагаемых документов – это может быть решение суда, исполнительный лист или же нечто другое;
• дата составления документа;
• подпись заявителя с расшифровкой.

Работодатель, с которым у работника заключен трудовой договор, не имеет права отказать в выдаче данного документа. Причем копия должна быть изготовлена не позже, чем в течение 3 дней с момента регистрации заявления.

При отсутствии опыта составления данных заявлений следует обязательно ознакомиться с правильно сформированным образцом. Это позволит избежать типичных ошибок.

Сегодня копия трудовой книжки представляет собой важный юридический документ. Он может потребоваться в самых разных ситуациях. Потому стоит обязательно заранее обзавестись им – это позволит избежать множества затруднений – впоследствии.

Инструкцию по заполнению трудовых книжек вы можете найти в статье: заполнение трудовой книжки

Расчет стажа по трудовой книжке для пенсии рассматривается здесь.

Нужна ли копия трудовой книжки для загранпаспорта, читайте по ссылке.

Видео: Что делать, если вы потеряли трудовую книжку

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

2. Позвоните на горячую линию:

   • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

   • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

   • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?

Трудовая книга хранится в отделе кадров предприятия. К примеру, для того, чтобы сотруднику взять кредит или получить визу требуется к основному пакету справок приложить и заверенную копию трудовой.Чтобы соответствующая инстанция приняла ксерокопию, ее должны заверять по всем действующим правилам. В противном случае, могут отказать в приеме документов.

Сотрудник не может просто найти свою рабочую книгу в отделе кадров и отксерокопировать ее, затем обратиться к нотариусу для заверения. Он должен отправить письменный запрос руководителю на выдачу ксерокопии указав при этом причину.

Чаще всего засвидетельствованная ксерокопия трудовой книжки нужна:

• Для оформления кредита — даже маленькую сумму денег банк не даст без подтверждения трудоустройства потенциального заемщика;
• Для оформления на работу по совместительству — документ необходимо предоставить в отдел кадров другой организации;
• Для Пенсионного фонда — чтобы определили размер пенсии по возрасту;
• Получения визы — документ нужен для оформления визы в те страны, с которыми у России не заключено соглашение о безвизовом режиме;
• Оформления документов на выезд за пределы РФ — с 2016 года не является обязательным условием.

Правила заверения копии

Заверять копию трудовой книжки необходимо согласно установленным правилам, ведь это официальный документ.Ксерокопия снимается с каждой страницы рабочей книжки, она должна быть четкой и читабельной. Сотрудник отдела кадров ставит на каждом листе печать «Копия верна», а затем ее удостоверяют компетентные лица. Каждая печать, штамп и подпись ставится так, чтобы захватывать текст. На странице ксерокопии с последней отметкой о трудоустройстве, необходимо указать, что гражданин еще работает или уволен.

Если работника еще не трудоустроили официально, и книга у него на руках, он может самостоятельно сделать ксерокс, затем предоставить копию и оригинал документа нотариусу для заверения.

Полный список правил и условий хранения, учета и способ заполнения указан в статье 66 ТК РФ, а также в Постановлении Правительства номер 225 от 16 апреля 2003 года.

Кто может заверить?

Многие считают, что заверять столь важную документацию может только нотариус, однако ксерокопию рабочей книги имеет право заверять и руководитель. Гражданин сам решает к кому обращаться.

Срок действия заверенной копии

Срок действия напрямую зависит от того, кем был заверен документ. Если ксерокопия была заверена начальством, срок ее действия ограничен — 30 календарных дней. Если документ подписывался нотариусом — срок действия неограничен. Недействительным он становится только в случае внесения в оригинал новых записей.

Образец копии заверенной трудовой книжки

Ксерокопия заверяется в зависимости от целей. Для разных организаций необходимо по-разному их заверять. Самый простой способ заверения:

• Отксерокопируйте каждый лист рабочей книги;
• Пронумеруйте;
• Сложите их в порядке нумерации;
• Прошейте листы плотной ниткой;
• На последнем листе не забудьте написать количество прошитых и пронумерованных листов;
• Там же ставится подпись, дата, должность компетентного лица и печать организации.

Образец копии заверенной трудовой книжки

Что нужно знать

Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.

В трехдневный срок с момента подачи заявления изготавливается и выдается заверенная подобающим образом копия требуемого документа.

Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее?

Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.

Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

Определения

Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника.

В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.

При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

При отсутствии книжки у работника, к примеру при первом трудоустройстве, сей документ оформляется работодателем.

В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

Какова роль документа

Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

Ее можно предъявить по требованию любого органа, инстанции или организации. Везде где в документообороте фигурирует трудовой стаж.

К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

• оформление кредита;
• получение государственной субсидии;
• оформление пенсионных выплат;
• процедура усыновления;
• получение загранпаспорта и т.д.

На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству.  Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.

Законные основания

Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом.

То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30-2003, Постановление Правительства №225.

Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер.

К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.

Новые правила заверения трудовых книжек

Копия трудовой книжки может понадобиться:

• самому ее владельцу, то есть сотруднику, для предоставления в сторонние организации
• организации, в которой он работает, для внутреннего использования

По старому ГОСТу Р 6.30-2003 разницы в заверении этих документов нет, потому что не нужно указывать где хранится оригинал трудовой книжки.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 копии будут заверяться по-разному.

Сначала копируется каждый разворот книжки — на отдельном листе формата А4. Отметка «Копия» проставляется на первом листе, а на последнем отмечается, что она заверена. Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Далее начинаются различия.

Копия трудовой для внутреннего пользования

Копия для внутреннего пользования, а до 1 июля 2018 года её можно использовать и для выдачи сотруднику, оформляется так:

Вносится запись «Верно», на следующей строчке указывается должность сотрудника, который подготовил эту копию. Ему также следует расписаться и расшифровать свою подпись.

Копия трудовой книжки для сотрудника

Работнику копия трудовой книжки может понадобиться для предоставления в различные ведомства и организации. В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, копию нужно выдать сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента его обращения.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 под отметкой «Верно» и подписью уполномоченного лица нужно сделать запись о месте хранения оригинала трудовой книжки. Здесь обычно указывают отдел кадров организации.

Или вот так:

На этом различие в оформлении копии трудовой книжки для внутреннего пользования и для сторонних организаций закачивается. Далее на копии проставляется печать работодателя (при наличии).

Оттиск может захватить должность подписавшего копию лица, но не должен затронуть его подпись.

Общие правила подготовки документов

В регламенте, касающемся оформления загранпаспорта в 2019 году, четко прописан порядок выдачи данного документа, а также список документов, которые заявитель должен обязательно предъявить в отделение ФМС.

К числу таких документов в общем случае относится:

• анкета с заявлением о желании получить паспорт для осуществления заграничных поездок;
• общегражданское удостоверение личности;
• квитанция, служащая подтверждением оплаты государству пошлины за оформление загранпаспорта;
• фотографии, сделанные в соответствии с существующими нормативами.

Данный список не является неизменным, и в отдельных случаях он может претерпевать некоторые модификации, дополняться иными бумагами. В частности, при желании получить новое удостоверение личности для поездок за рубеж до того момента, как срок действия предыдущего подошел к концу, нужно в обязательном порядке предъявлять оригинал ранее оформленного загранпаспорта.

В то же время выдача заграничного удостоверения личности, оформляемого в соответствии с международными требованиями и содержащего чип с персональными данными, не требует заблаговременного фотографирования, поскольку данный процесс происходит непосредственно на месте, в территориальном отделении ФМС.

Весь комплект документов передается уполномоченному сотруднику территориального департамента ФМС, где они остаются до того момента, как изготовление загранпаспорта будет завершено и он будет выдан получателю.

Безусловно, это не касается внутрироссийского удостоверения личности, которое необходимо лишь предъявить во время подачи документов, чтобы работник ФМС мог лично убедиться в том, что все сведения, указанные в анкете верны.

Кроме того, оригинал паспорта требуется для подтверждения личности человека, осуществляющего подачу заявления.

Нужна ли она вообще при оформлении

В предыдущие годы в перечень обязательных документов, предоставляемых ФМС, входила трудовая книжка. Это было обусловлено действующими нормами, требующими наличия документации, подтверждающей деятельность претендента на получение заграничного удостоверения личности, а также стаж его работы.

Измененные правила более не требуют предоставления подобных документов, однако необходимость указания определенных данных, касающихся занятий человека, все-таки осталась. В частности, заполнение анкеты предусматривает указание информации о тех местах, где заявитель трудился на протяжении последнего десятилетия.

К числу обязательных сведений относятся:

• наименование организации, где кадр, подающий заявление на оформление заграничного удостоверения, трудится на момент подготовки данного документа;
• даты, когда лицо было принято на работу и уволено с нее;
• должность, занимаемая заявителем ранее или в момент оформления загранпаспорта;
• детальное месторасположение работодателя;
• периоды пребывания в статусе безработного за последнее десятилетие.

Когда надо иметь копию трудовой книжки для загранпаспорта

Большое количество людей, планирующих получение заграничного удостоверения личности, интересует вопрос о том, требуется ли получение копии трудовой книжки для загранпаспорта. Неразбериха по этому поводу возникла в связи с изменениями в профильные законодательные акты, которые были внесены относительно недавно.

Еще несколько лет назад в обязательный перечень предоставляемых сотрудникам территориального департамента ФМС, входила трудовая книжка в виде ее копии. Однако на текущий момент данная бумага более не требуется, и заявителю достаточно просто внести необходимую информацию в анкету при подаче заявления.

Безусловно, в ФМС не всегда доверяют гражданам на слово, однако теперь ответственность за проверку предоставленной информации в полной мере ложится на плечи сотрудников данного ведомства. При необходимости они самостоятельно отсылают официальные запросы указанным работодателям, чтобы удостовериться в правдивости данных.

Где и как ее можно сделать

В те годы, когда законодательство требовало от заявителей документально подтверждать сведения, касающиеся их работы, многих интересовало, действительна ли копия трудовой книжки для загранпаспорта, поскольку предъявление оригинала вызывало дополнительные сложности.

В соответствии с действующими ранее нормами, это было разрешено. При этом гражданин должен был позаботиться о том, как заверить копию данного документа. Решение этого вопроса достаточно простое, поскольку практически на каждом предприятии есть собственный отдел кадров, занимающийся ведением всей документации, касающейся трудовой деятельности сотрудника.

Мы также расскажем, можно ли ездить на поезде по загранпаспорту

Тут перечислены основания для отказа в выдаче загранпаспорта.

Поэтому для того, чтобы получить заверенную копию трудовой, достаточно лишь обращения с соответствующей просьбой в этот структурный отдел. Заверение трудовой происходит в минимальные сроки и не предусматривает никаких денежных трат со стороны сотрудника.

Однако некоторые организации могут и не иметь в своем составе отдела кадров, в первую очередь это касается небольших предприятий со скромными бюджетами и незначительным числом сотрудников.

В таких компаниях ответственность за работу с кадрами берет на себя секретарь, бухгалтер либо непосредственно начальник. К ним и необходимо обращаться с просьбой о том, чтобы они заверили необходимый документ.

Более сложно придется тем лицам, которые в момент обращения с заявлением об изготовлении загранпаспорта не имеют официального трудоустройства. Им придется всю работу выполнять самостоятельно, в первую очередь сделав ксерокопию трудовой. Задумываться над тем, какие страницы следует распечатать. В данном случае не придется, поскольку необходима копия всего документа.

Для того, чтобы заверить трудовую, не имеющему работы гражданину придется обращаться в местное отделение. Тем не менее, даже для безработного оформление загранпаспорта не является проблемой.

Российским гражданам, осуществляющим свою трудовую деятельность за рубежом, также предоставляется возможность получения заграничного удостоверения личности. Однако для того, чтобы заверить трудовую книжку, потребуется обращение в ближайший департамент МИД. Для получения загранпаспорта важно, чтобы на конкретного гражданина было оформлено специальное государственное поручение.

Для того, чтобы получить подобное разрешение, необходимо обратиться во все тот же департамент МИД, однако, сколько при этом будет потрачено времени неизвестно. Гораздо проще и быстрее осуществляется оформление данной бумаги посредством портала Госуслуг.

Возникающие трудности

В предыдущие годы в связи с необходимостью предоставления в отделение ФМС трудовой книжки в виде оригинала и копии у ряда граждан могли возникнуть трудности с оформлением загранпаспорта.

К таким лицам относились:

• выполняющие работу по договору;
• самозанятые граждане;
• трудящиеся в одном из филиалов компании, главный офис которой располагался в другом городе; это существенно увеличивало время, необходимое для получения и заверения документа.

В том случае, если с момента выдачи заверенной копии до предъявления ее сотрудникам ФМС проходило более месяца, требовалось дополнительно ставить еще одну печать, которая бы свидетельствовала о том, что за это время гражданин не сменил место работы.

По состоянию на 2019 год подобные трудности не возникают в связи с упрощением процедуры получения загранпаспорта.

Отсутствие иди ложная информация

Утеря трудовой книжки или ее отсутствие по какой-то иной причине не является препятствием для получения загранпаспорта на сегодняшний день. В таком случае гражданину просто по памяти требуется внести информацию относительно мест работы за последние десять лет в анкету.

В том случае, если продолжительность трудового стажа составляет менее десяти лет, необходимо внести данные относительно своего обучения.

Послабление законодательства и упрощение процедуры оформления заграничного удостоверения личности не означает, что заявители могут указывать ложную информацию относительного своего трудоустройства. Дело в том, что данные все равно проверяются сотрудниками ФМС, и в том случае, если они выявят обман, в выдаче желаемого документа может быть отказано.

Копия трудовой книжки для загранпаспорта

Копия трудовой книжки для загранпаспорта понадобится всем людям трудоспособного возраста.

Как проводится проверка готовности загранпаспорта в ГУВМ МВД РФ — читайте в этой статье.

Мы поясним, как поменять и какие документы, если закончился загранпаспорт .

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

2. Позвоните на горячую линию:

   • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92

   • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28

   • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Для чего нужна копия

Наличие работы для любого человека является фактом подтверждения своей платежеспособности, это в свою очередь предоставляет больше возможностей в экономическом плане. Для чего нужна копия трудовой книжки? К примеру, для оформления субсидий и других льгот, получение кредитов требуется наличие документа, подтверждающего рабочую деятельность. Также она нужна, если сотрудник планирует пойти еще на одну работу или усыновить ребенка.

Важно! Нормами права удостоверено, что работающему человеку может предоставляться копия трудовой книжки, заверенная работодателем.

Продублированный документ, свидетельствующий о месте работы, зачастую берется для оформления заемных средств. Как же тогда заверить трудовую книжку для банка? Она выдается согласно обозначенных законодательных норм, то есть, изготавливается дубликат требуемого документа, в иных случаях производится выписка сведений за обозначенный период времени.

Одним из немаловажных нюансов наличия дубликата ТК является то, что в случае утраты оригинала обозначенная копия будет просто необходима для его восстановления, и, соответственно, будет свидетельством удостоверения наличия рабочего стажа.

Правила заверения копии

Когда трудящемуся надобно документ, удостоверяющий рабочую деятельность, то он может сделать запрос к начальству с просьбой заверить дубликат, поскольку подлинник на руки не может выдаваться.

Что нужно учитывать:

1. Сотрудник должен подать запрос директору в виде заявления о предоставлении ему дубликата ТК.
2. Выдача должна производится не позже 3-х рабочих дней.
3. Уполномоченное лицо должно сделать ксерокопии всех страничек, не исключая титульную на отдельном листке А4.
4. Все страницы непременно нумеруются.

Данные, что должны быть:

• на всех скопированных страницах прописывается слово «верно», поставленное рабочим;
• фирменная печать компании, где трудится работник;
• ФИО и занимаемая должность лица, что вправе оформлять бумаги;
• на последней страничке непременно отмечается — «работает по настоящей время в должности»;
• дата удостоверения и подпись с полной ее расшифровкой.

В случае, когда подчиненный трудится на маленьком предприятии или у ИП, то копия трудовой книжки, заверенная работодателем может быть запрошена устно.

Заверение дубликата: пошаговая инструкция

Заверение трудовой книжки можно сделать по месту прямой работы. Засвидетельствовать ее вправе директор, кадровик, или служащий, занимающийся ведением документации. Как заверяется копия трудовой книжки:

1. Надо направить запрос начальству, и в 3-дневный срок должна быть предоставлен дубликат документа.
2. Сотрудник обязуется ознакомиться с предоставленной ксерокопией ТК, и подтвердить записью, что «копия верна» на всех сделанных страницах. Кроме этого, подпись с расшифровкой также обязательна.
3. После директор или уполномоченное лицо ставит свою роспись (расшифровав ее) и печать.
4. На последней страничке должна непременно располагаться запись «работает по настоящее время», наличие этой записи указывает, что трудовая книжка, а вернее, образец дубликата считается неподдельным.

Заверение копии трудовой книжки также удостоверяется в нотариате. Процедура осуществляется, когда гражданин безработный, и трудовая имеется у него на руках. Удостоверяется дубликат по месту фактической работы бесплатно, если запрос произвести через нотариуса, то потребуется оплатить предоставляемые им услуги.

Сколько действует копия трудовой книжки для получения льгот, субсидий или кредита? Продублированный и заверенный дубликат в нотариате обладает длительным периодом действия, но если в подлиннике не указывались свежие записи.

Непременно трудящийся, которому делается дубликат ТК, обязуется прописывать, что копия верна на всех документах и сверить образец с оригиналом.​

Надлежит знать, что когда копия трудовой книжки для кредита требуется пенсионеру, то для ее заверения рекомендуется направить запрос по месту, где он раньше работал.

Это интересно! Как оформить увольнениепо собственному желанию: запись в трудовой книжке