Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

В любой отрасли бухгалтерский учет играет огромную роль. Специалисты, занимающиеся сбором и составлением документации, берут на себя большую ответственность, они должны учитывать множество тонкостей и нюансов. Важное место занимает правильное оформление первичных документов. Каждый бухгалтер обязан в первую очередь знать все об этой отрасли бухгалтерии.

Какие документы относятся к понятию «первичность»? Это те бумаги, на основании которых заполняется бухгалтерская книга. Еще их вносят в общие регистры. Если стоит задача выделить управленческие бумаги, то именно первичные документы могут таковыми считаться.

Требования к таким документам крайне высоки. Ошибки в них не допускаются, кроме того, они должны быть заполнены по четким формам, которые содержатся в общем первичном регистре. Формы содержат также образцы того, как следует заполнять каждую отдельную справку, бланк или форму. Если делать все не по правилам, то ни в каком государственном органе не примут такую документацию. При проверке она будет считаться неоформленной. Каждый образец заполнения утвержден на законодательном уровне. Если страна заполнения Россия, то каждая форма еще и подтверждена приказом Минфина.

Читайте также: Когда сдается бухгалтерская отчетность

Зачем они нужны

Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.

Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:

1. Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы.
2. Выставление счетов для оплаты.
3. Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу.
4. Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную.
5. После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ

Существующие виды

Существует 6 основных видов ПД бухучета, которые используются чаще всего при проведении различных сделок:

Список первичных документов бухгалтерского учета

Итак, список первичной документации бухгалтерского учета выглядит таким образом:

Уточнения об акте сверки

Акты сверки законодательно не относятся к первичным документам, поэтому не регламентируются нормативными документами. В них отображаются произведенные взаиморасчеты за определенный период между компаниями, которые имеют статус юрлица, или же индивидуальными предпринимателями.

Данный вид документов используется по инициативе бухгалтеров, поскольку с его помощью реально решить ряд спорных вопросов, что защищает интересы организации.

В каких случаях важно составление акта сверки:

• когда у продавца представлен широкий выбор товаров;
• в случае предоставления отсрочки по платежам;
• если цена на товар высока;
• в случае наличия между сторонами взаимоотношений, которые носят регулярный характер.

Данный документ может использоваться в суде в случае возникновения спорной ситуации между сторонами.

Сроки хранения

Положение про хранение первичной документации закреплено на законодательном уровне.

Для разных видов документов предусмотрены различные термины хранения:

Индекс доходности

Индекс доходности показывает эффективность инвестиционного проекта.

Об изменениях, которые были внесены в ЕКТС в 2019 году, можно узнать здесь.

Если вам необходимо скачать образец приказа о дисциплинарном взыскании — перейдите по ссылке.

Виды документов и все о них

Бухгалтерские документы можно разделить по многим параметрам. Но чаще всего их классифицируют:

1. По назначению.
2. По объему сведений.
3. По месту составления.
4. По способу обработки.

Первичные документы бухгалтерского учета входят в категорию «объема сведений». Каждой бумаге из данной группы присваивается специальный код по общей российской классификации. Чтобы не запутаться в большом количестве форм в любой бухгалтерии для каждой категории существует специальный бланк. Чаще всего в формы можно добавлять даже дополнительную информацию в отдельные графы для этого. Вся информация вносится таким образом, что изменять не представлялось возможным. Изменения позволяется вносить только при помощи нового приказа.

Во всех формах есть графы с кодами и скрытой информацией. Их заполняют по специальным классификаторам. Если в графе такого пункта нет, то речь может идти только об общем изложении, обработке данных с помощью аппаратуры для вычисления. Системы такого плана должны быть одобрены законом, то есть иметь специальную систему кодировки.

Читайте также: Как ИП вести бухучет

К первичным документам можно отнести:

• ведомости, карточки (там, где не удается применить аналитический учет);
• кассовую книгу;
• накопительные ведомости по счетам.

В последнем пункте можно выделить специальные журналы-ордеры, а также главную книгу. В нее входят баланс и отчеты.

Первичная информация в 2017-2018 году

В первичные документы могут входить и бумаги, которые разработаны в пределах предприятия и применяются там же. Главное, чтобы в них были правильные данные. Другими словами, сведения все равно должны предполагаться образцами. Основные реквизиты в документации:

1. Дата заполнения.
2. Правильно сформулированное название.
3. Имя организации, от лица которой составляется документация.
4. Должности лиц, которые отвечают за заполнение.
5. Смысл хозяйственной процедуры и выражение ее натуральной и обычной стоимости.
6. Подписи тех лиц, которые отвечают за документ.

Все данные, конечно же, должны быть достоверными. Их нужно вносить в срок по всем формам. Первичные документы передаются в налоговую службу. Сроки лучше уточнить в отделении. Сдачу осуществляют те же сотрудники, которые занимались заполнением.

Стоит сказать, что их список утверждается руководителем организации и прописывается в кадровых документах бухгалтерии. Также их должен одобрить главный бухгалтер. Только после этого можно на законных основаниях проставлять подписи.

Первичные бумаги – это прямое подтверждение всех действий компании, связанных с товарами и средствами. Сюда входит информация о покупке сырья, продажах, доходах. Поэтому абсолютно логично, что ответственность за ведение подобной документации крайне высока, а к работе с бумагами допускаются только те люди, которые имеют определенный опыт в бухгалтерии и разбираются в тонкостях оформления.

Что еще стоит знать о первичных документах

Существует четкая классификация среди самих первичных бумаг. Можно выделить такие категории:

• оформление бухгалтерии;
• оправдательные бумаги;
• организация и распоряжение документацией.

Последние два пункта заслуживают более пристального внимания. Что понимают под оправдательными бумагами? Сюда можно отнести различные акты приема продукции, ордера, накладные, требования внутри компании. Всю информацию из них вносят прямо в бухгалтерскую книгу.

Что же касается распорядительной документации, в нее входят приказы, доверенности, распоряжения. Другими словами, любые бумаги, которые дают право на проведение какой-то операции или перевода средств. Но платежные ведомости и чеки относят сразу к обоим пунктам.

Первичная бухгалтерия связана с большими объемами работы, нагрузками. Поэтому для удобства сотрудников всегда разрабатывается график документооборота. В нем указывается, когда какая бумага должна быть заполнена и сдана. Документы проходят через главного бухгалтера. Проверяют их по таким пунктам:

• арифметические данные (расчеты, формулы, конечные суммы);
• смысловая нагрузка (логическая связь между всеми пунктами и подпунктами);
• спецификация (правильность заполнения, изложения реквизитов по форме).

Если специалисты обнаружат хотя бы небольшие ошибки, придется заниматься исправлением и переделкой. Правку доверяют только тому специалисту, который ответственен за заполнение форм. После повторной проверки бумаги отсылают в бухгалтерию. Далее их вносят в бухгалтерскую книгу, а информацию регистрируют. Сегодня можно отсылать данные как в электронном виде, так и в печатном виде. Но стоит иметь в виду, что если выбран первый вариант, то копию все равно необходимо распечатать на принтере.

В архив сведения подшивают в хронологическом порядке. Все документы сначала классифицируют, а зачем размещают в необходимом месте. Вдобавок бумаги должны быть защищены, чтобы в них нельзя было внести любые изменения.

Организации и физические лица осуществляют свою хозяйственную деятельность при помощи первичных бухгалтерских документов. Что это за документы, как их оформлять и вести можно узнать на курсах для бухгалтеров, информация о которых представлена на сайте http://prestige-kurs.ru/kursy-buhgalterov

Перечень первичных документов:

• расходный и приходный кассовый ордер
• платёжное поручение
• выписка банка
• товарный чек
• акт выполненных работ
• товарная накладная и товарно-транспортная накладная
• счёт-фактура
• счёт
• табель учёта рабочего времени
• расчётно-платёжная ведомость
• платёжная ведомость и расчётная ведомость
• авансовый отчёт.

Виды хозяйственных операций: оказание услуг, закупка товара, начисление и выплата заработной платы, уплата налогов, отгрузка, реализация, производство продукции, кассовые и банковские операции и много других. На каждую хозяйственную операцию выдаётся и оформляется первичный документ, имеющий унифицированную форму. Предприятие может составить собственный бланк. Информативным содержанием в таком случае должно соответствовать унифицированной форме: адрес покупателя и поставщика, банковские реквизиты, количество и номенклатуру товаров (материалов), уникальный номер, дата составления, подписи двух сторон директорами и главными бухгалтерами, печати предприятий.

Оприходование первичных документов

Получив первичный документ, прежде чем вносить в программу, необходимо проверить правильность заполнения каждого документа. Особое значение следует уделить оформлению счет-фактуры. Если ошибок не обнаружено, документы регистрируются в программу и журнал. Последний этап подшить документы в папку и убрать на хранение. На каждый определённый вид документа отдельная папка. Первичные документы хранятся 5 лет после сдачи годовой отчётности в налоговую инспекцию.

Исправление документов

При обнаружении ошибок в первичном документе их необходимо исправить: 

• если бухгалтерский баланс не сдан, ошибка исправляется в программе. В документе рукой аккуратно зачёркивается ошибка, сверху пишется верный вариант, дата, подпись ответственного человека, фраза «исправлено верить» и печать организации.
• если ошибка документа в заниженной итоговой сумме, добавляется дополнительная запись. Если ошибка документа в заниженной итоговой сумме, добавляется дополнительная запись.
• метод сторно. Операцию с ошибкой проводят ещё раз, только с отрицательным значением, красными чернилами. Можно сторнировать документ не отрицательным значением, а просто поменять местами дебет и кредит. Необходимо сделать запись и в регистры бухгалтерского учёта. На каждый сторнированный документ распечатывается справка.

Подпись первичных документов

Полномочия подписывать первичные документы есть у директора и главного бухгалтера организации. С помощью доверенности на право подписи, первичные документы может подписывать другое ответственное лицо.

Что должны содержать первичные документы

Согласно ФЗ о бухучете формы первичных документов должны содержать следующие реквизиты (ст. 9 ФЗ о бухучете):

• наименование данного документа;
• дата его составления;
• наименование экономического субъекта, который его составил;
• содержание факта хозжизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозжизни с указанием единиц измерения;
• должность лица (или нескольких лиц), который совершил данную сделку (операцию), и ответственного (или сразу нескольких ответственных) за ее оформление или должность лица, который является ответственным за оформление данной операции;
• подписи лиц, которые предусмотрены предыдущим пунктом (с указанием ФИО или иных реквизитов, необходимых для их идентификации).

Важно помнить, что, согласно действующему порядку, первичные документы должны быть оформлены либо по совершении сделки, либо сразу после этого. В свою очередь лицо, которое ответственно за оформление «первички» должно своевременно передать эти документы для их учета. При этом лицо, которое занимается ведением бухучета, не является ответственным за составленные другими лицами данные документы.

Утверждает формы первичных учетных документов руководитель субъекта экономической жизни, но на утверждение формы предоставляет лицо, в обязанности которого входит ведение бухучета.

Составляться «первичка» может как в бумажном виде, так и в электронном при наличии соответствующей электронной подписи.

Какие существуют виды первичной документации

Весь документооборот организации можно условно подразделить на три вида: управленческий, кадровый и бухгалтерский (финансовый). Различные виды первичной документации в 2016 году используются в кадровом и бухгалтерском документообороте.

Первичная учетная документация — это документы, фиксирующие и подтверждающие какие-либо исходные сведения или операции, относящиеся к организационной или хозяйственной деятельности предприятия.

Читайте по теме в электронном журнале

• Можно ли одним приказом утвердить несколько документов по одному вопросу?
• Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно
• Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?

Так, если речь идет о первичной документации, относящейся к кадровому учету, сюда относятся приказы о приеме на работу, переводах  и увольнении сотрудников, их личные карточки, штатное расписание, график и приказы о предоставлении  отпусков; приказы о командировках и командировочные удостоверения. То есть, все документы, на основании которых осуществляется дальнейший кадровый учет, собирается и анализируется информация о кадрах, принимаются управленческие решения.

Технология работы с документами. Документооборот

К тем видам первичной документации, на основании которых осуществляется бухгалтерский учет, можно отнести, те на основании которых осуществляется, например:

• учет рабочего времени;
• учет расчетов по оплате труда сотрудников;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет товарно-материальных ценностей и продукции на складе;
• учет материалов;
• учет расчетов наличными при использовании контрольно-кассовой техники при осуществлении торговых операций;
• учет использования в работе строительных машин и механизмов;
• учет торговых и кассовых операций;
• учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• учет результатов инвентаризации;
• платежные документы;
• акты, счета-фактуры, накладные и пр.

На вопрос о том, какие существуют виды первичной документации, можно еще ответить: внешние и внутренние. К внешним относятся разного рода платежные требования и поручения, к внутренним — бухгалтерские, исполнительные, распорядительные, кадровые и комбинированные документы.

Первичные документы подвергаются нескольким видам проверки, чтобы исключить ошибки в учете. Так основные виды проверки первичной документации бухгалтерского учета — это проверка правильности оформления, проверка законности совершения операции и арифметическая проверка. Кадровые первичные документы проверяются на правильность оформления и достоверность изложенных в них сведений.

Как хранить различные виды первичной документации

Организационная и хозяйственная деятельность предприятия любой формы собственности неизбежно сопровождается оформлением множества видов первичной документации. Она необходима для подтверждения учетных операций в случае проведения проверок этой деятельности контролирующими органами. Естественно, встает вопрос и о том, как хранить различные виды первичной документации. Требования к порядку, срокам хранения и утилизации всех видов первичной документации устанавливаются законами и  иными нормативными актами.

Если говорить о первичной документации бухгалтерского учета, в этом случае необходимо руководствоваться положениями ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ), в соответствии с котором  первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность должны храниться на предприятии не менее пяти лет. Срок хранения «первички» организация может установить и больший, если сочтет это необходимым.

Те виды первичной документации, которые относятся к кадровому учету и делопроизводству, хранятся в соответствии  с требованиями, устанавливаемыми в:

1. Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень);
2. Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
3. Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР от 15.08.1988.

Новые статьи

• Формуляр документа: как изменился состав реквизитов по новому ГОСТу
• Что такое рекламация и как на нее реагировать
• Как оформляется доверенность на право подписи документов в 2018 году
• Внутренняя опись личного дела
• Акт списания материальных ценностей: осваиваем теорию и изучаем образец
• Объяснительная записка — не наказание, а средство коммуникации

Первичная документация кадрового учета, в том числе личные дела и личные карточки работников, приказы по личному составу, различные справки информационного характера, в соответствии с требованиями Перечня, должны хранится не менее 75 лет.

Все виды проверки первичной документации, осуществляемые контролирующими органами, в том числе Налоговой и Государственной трудовой инспекциями, проверяют и наличие,, и порядок хранения таких документов. К организации хранения первичной документации предъявляются общие требования — после обработки вручную она комплектуется по учетным регистрам в хронологическом порядке и сопровождается информационной справкой для архива. В зависимости от форматов первичной документации, ее переплетают или же хранят подшивками в отдельных папках, во избежание утери.

Первичная документация кадрового учета должна храниться в соответствии с требованиями ст. 87 ТК РФ, согласно которой работодатель должен обеспечить сохранность персональных данных работников, защиту от утраты и несанкционированного доступа к ним.

Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов

Бухгалтерские учетные первичные документы передаются в архив по окончании финансового года. На предприятии для архивного хранения документов, как правило, выделяется отдельное помещение или несгораемые закрывающиеся шкафы. Предприятия, источники формирования государственных и муниципальных архивов, передают документацию на хранение им. Те предприятия, которые не относятся к источникам формирования таких архивов, могут заключать договоры и передавать свои документы на хранение в коммерческие архивные компании.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:8 (800) 777-08-62 доб. 146P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Далее:

1. Что входит в закрывающие документы от контрагента
2. Какие сроки хранения и уничтожения у бухгалтерских документов
3. Деловая поездка за счет организации: отчетные документы

Обязательность заполнения первичных документов

По закону все коммерческие предприятия могут создать свой перечень учета первичных документов, но содержание регламентировали законом п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в котором дали четкие реквизиты для «первички», а именно:

• Название регистра;
• Дату создания документа;
• Принадлежность «первички» (название юрлица или ИП);
• Зафиксированный факт хозяйственно-предпринимательской операции;
• Единица измерения (натуральная или денежная);
• Информация об ответственных лицах, причастных к совершаемой хозоперации;
• Роспись этих ответственных лиц.

Заполняется регистр на компьютере или синей шариковой ручкой разборчиво и четко, не допуская помарок и исправлений.

Группы учетной «первички»

Все документы первичного учета подразделяются по своему назначению и использованию. Они делятся на такие две группы:

1. Внутренние – предназначенные для использования внутрихозяйственной деятельности компании. Их делят на такие группы:

• Документы, предназначенные для распоряжений – включают распоряжения, приказы для сотрудников компании;
• Исполнительные – отражают факты исполнения производственных операций (ПО-1, ПО-2, акты приемки-передачи и т.д.);
• Систематизированные бухгалтерские регистры – обобщение и систематизация всех производственных документов.

2. Внешние – поступление документов со стороны: из госучреждений, банков, от покупателей и поставщиков.

По завершению хозяйственных сделок вся «первичка» стекается в отдел бухгалтерии, где подвергается обработке записями в бухрегистры.

Основное правило для бухгалтерии – проверка каждого поступившего документа арифметически, по оформлению и по содержанию.

Исправление ошибочных данных в «первичке»

Заполняя «первичку», возможно внесение ошибочных сведений. Исправления в них не запрещено, исключение составляют кассовые и банковские бланки. Их нужно перепечатать или переписать заново. При обнаружении ошибок в кассовой книге, необходимо выполнить следующие действия:

• Составление рапорта директору предприятия или главбуху;
• Директор приказом создает комиссию для контролирования исправленных ошибок;
• В КО-4 (кассовая книга) ошибочную запись тонко перечеркивают, и над записью подписывают «верная», ставится подпись руководителя или главбуха;
• На полях книги делается запись «исправлено» и дата исправления;
• Бухгалтер составляет бухсправку о причине допустимой ошибки и информацию об ее поправке. Справку подписывает руководитель компании и главный бухгалтер.

Исправить ошибочные данные в КО-4 можно не только текущего периода, но и за старые года.

Оставшаяся «первичка», подлежит исправлению по согласованию всех участников хозопераций, с указанием ответственных лиц и их подписями. В документе, где необходимо внести исправления, неверные данные перечеркиваются тонкой линией, так, чтобы они были видны.

Подписываем нужные данные и пишем «Исправленному верить», с подписями ответственных лиц и с указанием времени исправления.